活気に満ちた電子商取引市場では、取引のシンフォニーの中で「注文番号」という用語が大きく響き渡っています。注文番号はデジタル指紋に似ており、多くの場合「PO 番号」と短縮され、各オンライン注文に固有の ID を与えます。
この独自の識別子は、オンライン ショッピングのダイナミックな環境において、販売者と顧客の両方を導くナビゲーション コンパスとして機能します。クリックして注文を開始した瞬間から仮想請求書が受信トレイに届くまで、PO 番号によって注文の追跡が効率化され、請求エラーが軽減され、注文のミスの兆候が排除されます。
PO 番号の採用は、小規模な店舗での手動作成から、大企業向けの電子商取引プラットフォームを介した自動生成まで多岐にわたりますが、PO 番号の価値は依然として不可欠であり、活気に満ちた複雑なオンライン商取引の世界における明確さの指標となります。
概要
- 注文番号とは何ですか?
- 注文書はどのように機能しますか?
- 1. 顧客が注文書を発行します。
- 2. 購入者は承認リクエストを社内チームメンバーに回覧します。
- 3. ベンダーが注文書を受け取ります。
- 4. 販売者は注文書を審査し、承認します。
- 5. 商品またはサービスの配送が行われます。
- 6. 支払いは注文書に基づいて行われます。
- 発注番号システムの作成方法
- 注文番号はなぜ重要ですか?
- 電子商取引における効果的な発注番号の利点
- 重要なポイント
注文番号とは何ですか?
発注書の定義
購入者は、購入したい商品やサービスを指定するために、サプライヤーに注文書 (PO) を送信します。ベンダーが承認すると、PO は契約となります。
簡単に言えば、注文書は、注文に関する矛盾、誤解、問題などを防ぐために正式な記録を提供することで、買い手と売り手の間の取引の文書化に役立ちます。
POの例:
出典: Shopify
注文番号とは何ですか?
購入には PO 番号 (発注書番号とも呼ばれる) が付与されます。これは、トランザクション プロセス全体を通じて監視できるように割り当てられる固有の番号です。発注書番号は PO 文書に記載され、法的拘束力のある文書であるため、販売者と顧客は注文を参照しやすくなります。
Shopify での購入注文に関するビデオ ガイドは、こちらで確認できます。
発注書番号と請求書番号
請求書と注文書は、しばしば同一視されます。買い手と売り手は両者を法的拘束力のある文書として交換しますが、両者は同じではありません。請求書に必ずしも番号が記載されているわけではありません。
製品やサービスが納品される前に、購入者は注文書を受け取り、それをサプライヤーに送信します。一方、請求書は販売者によって作成され、製品やサービスが納品された後に購入者に送信されます。
これが PO と請求書の主な違いです。詳細な比較については、こちらのブログをご覧ください。
注文書はどのように機能しますか?
PO が何であるかをしっかりと理解できたので、PO を作成するプロセスを詳しく見ていきましょう。
1. 顧客が注文書を発行します。
まず、発注書の必要なフィールドに入力します。これには、品目の説明、単価、総コスト、請求先住所、配送先住所などの項目のほか、承認機関や対応する指定などのより詳細なデータが含まれます。
たとえば、ホリデーシーズン中に従業員にホリデーギフトボックスを送る予定の場合は、必要なボックスの数、おおよその数量、希望する配達期間を確認します。
必要に応じて、特定の価格条件や支払い取引の詳細を組み込むこともできます。基本的に、発注書にはベンダーに発注した注文内容を簡潔かつ明確に記載する必要があります。
2. 購入者は承認リクエストを社内チームメンバーに回覧します。
PO を販売者に発送する前に、チーム メンバーから必要な承認を得るために時間をかけましょう。PO のコピーを社内スタッフと共有します。カスタマイズされたフィールドを含む標準化された PO テンプレートを各注文に利用できます。
同僚は、透明性と説明責任を維持するために、PO フォームにフィードバックや批評を提供したり、追加の編集を加えたりすることができます。
これを実装することで、あなたとあなたのチームは、通常、やり取りに費やされる時間と労力を節約できます。したがって、標準テンプレートを使用しても、各 PO は個別にカスタマイズできる柔軟性を維持します。
PO を頻繁に使用する場合は、データベース内で最もアクセスしやすく目立つドキュメントにする必要があります。
たとえ PO を承認するチーム メンバーが 2 人だけだったとしても、関係者全員が同じ考えを持っていることを確認してください。これがないと、特に数量や財務に関して誤解が生じる可能性があります。
3. ベンダーが注文書を受け取ります。
発注書が社内承認を受けると、ベンダーに転送され、法的拘束力のある契約となります。プロセスを迅速に進めるために、ベンダーに承認の期限を与えるのが得策です。この期間を利用して、重要な情報を尋ねたり回答したりしてください。
簡単に聞こえるかもしれませんが、実際にはうまくいかないことがよくあります。取引の進行中に、ベンダーが注文日と配達日の間で価格を変更することがあります。これにより、混乱で何時間も無駄になり、注文が遅れることもあります。
ベンダーが署名した発注書により、購入者と販売者の両方が成果物について相互理解と合意を保てるようになり、誤解が生じる可能性が減ります。
4. 販売者は注文書を審査し、承認します。
購入者から発注書を受け取ると、販売者はそれを精査し、注文を履行できるかどうか判断します。これは、在庫、在庫状況、価格、納期などの重要な要素に大きく左右されます。
販売者の同意があれば、PO は受諾されたものとみなされます。その後、ベンダーが署名済みの PO のコピーをチームに発送することが予想されます。
5. 商品またはサービスの配送が行われます。
PO の受諾後、ベンダーは商品またはサービスを買い手に納品する義務を負います。この時点で、売り手は PO で規定された価格に従って買い手向けの請求書を発行することもできます。請求書には、商品とサービスの数量とコストを含む注文の詳細が記載されます。
この手順は冗長に思えるかもしれませんが、ベンダーへの支払いを検証および承認できるため、極めて重要です。スタートアップが成長し、監査コンプライアンスの必要性が生じ、発注書や請求書を処理する人員が少なくなると、これが特に重要になります。
会計目的での効率的な管理と保存のために、各財務取引は文書化する必要があります。請求書を受け取ると、ビジネスの支出と注文をより適切に追跡できるようになります。
6. 支払いは注文書に基づいて行われます。
このワークフローとプロセスに従うことで、注文の詳細を含む発注書の作成と管理を最適化できます。すべての商品とサービスを受け取り、請求書を支払ったら、発注書をクローズできます。つまり、決済されたとみなされ、すべての支払い条件がわかります。
発注番号システムの作成方法
限られた数の取引を扱う小規模企業にとって、注文を追跡するための PO 番号システムを設定することは非常に簡単かもしれません。新しい取引ごとに、カスタムメイドの PO テンプレートを使用して、新しいドキュメントに PO 番号を手動で割り当てることができます。
PO 番号に使用する数字、文字、ハイフンの組み合わせは、ビジネスとその手順に合わせてカスタマイズできます。たとえば、最初の PO 番号は「PO00001」で、その後「002」と順に増えていきます。より具体的で長い PO 番号が必要な場合は、購入日を組み込むオプションがあります。
毎日多数の注文を処理する企業にとって、手動の PO 番号付けシステムは過度に複雑で非効率的になる可能性があります。このようなシナリオでは、クラウドベースのソフトウェアなどの自動化ソリューションの方が、注文書に PO 番号を自動的に割り当てるのに適しています。たとえば、注文プリンター: PDF 請求書アプリ、 Ava PDF 請求書注文プリンター、またはFordeer: 請求書注文プリンターなどです。
注文番号はなぜ重要ですか?
購入側でも販売側でも、発注プロセス全体は、すべての関係者による厳重な追跡とコンプライアンスを要求する重要なビジネス文書となります。
すべての注文書には固有の参照コード (注文書番号) が割り当てられ、注文の追跡が効率化され、精度が向上します。顧客が数か月前の注文書で問題に遭遇した場合、注文書番号を参照することで、関連する注文書と請求書を簡単に見つけることができます。
これは PO 番号です - 出典: Deskera
発注と発注書番号の発行を担当する企業であれば、同じ利点を享受できます。発注書番号システムにより、コード生成のプロセスが簡素化され、必要に応じて取引を簡単に取得および検証できるようになります。
PO 番号を使用すると、請求の重複や誤った記入などの財務エラーを防ぐことができます。
本物で信頼できるサービスを提供することは、組織全体の財務健全性の鍵となります。誤って顧客に二重請求したり、間違った商品を配送したりするなどの事故は、財務、時間、評判の面で会社に多大な損害を与える可能性があります。
電子商取引における効果的な発注番号の利点
受注のフォロー
在庫管理計画は、特に多数の SKU を扱う場合には困難を伴うことがあります。店内を歩き回っているときに、「来月この商品を補充するのを忘れたかな?」と疑問に思うことがあるかもしれません。
補充を遅らせると、人気商品が在庫切れになるリスクがあります。一方、補充を早めに開始すると、在庫に余剰商品ができてしまいます。どちらのミスも、経済的な影響を及ぼします。
PO 番号を使用すると、各ベンダーの在庫レベル制限を設定し、在庫管理の処理方法を把握することもできます。たとえば、80 個のアイテムの PO を作成しようとしたが、サプライヤーが最低注文要件として 100 個を適用した場合、PO はこれを反映するように変更されます。これにより、時間のかかるやり取りが不要になります。
間違った注文の問題を回避する
電話で注文する場合、誤解は避けられません。実際には 19 枚の T シャツが必要だと言っていたのに、サプライヤーが 90 枚の T シャツを注文したと聞き取ってしまう可能性があります。その結果は? 大量の注文があなたの店に届き、その後に驚くほどの請求書が届くことになります。
Skuuudle の SEO マネージャーである Daniel Carter 氏によると、注文書には注文内容と価格の正確な記録が記載されており、支払いが重複するリスクが排除されます。注文書には購入の詳細がすべて効果的に記載されています。このタイプの文書は注文ミスを防ぎ、電話注文時の混乱などのエラーを減らします。
電子商取引ビジネスのオーナーは、これまでに説明した以外にもさまざまな理由で注文書を活用します。基本的な追跡と文書化に加えて、購入プロセスに注文書を組み込むと、さまざまなメリットが得られます。さまざまな種類の注文書について詳しく説明する前に、これらの大きなメリットについて見ていきましょう。
法的弁護の提供
オンライン T シャツ ビジネスで 40 枚の白無地 T シャツを注文したのに、5 種類の異なる色のシャツが混ざった状態で届いたらどうしますか? 注文がうまくいかなかった場合、最初に行うことはおそらくサプライヤーに連絡して訂正を求めることでしょう。しかし、サプライヤーの注文記録が、自分が注文したとわかっているものと異なっていたらどうしますか?
このような食い違いは、双方にとって解決に時間がかかる可能性がありますが、回避することもできます。この時点で、発注書は法的拘束力のある文書と見なされます。すべての当事者が署名した発注書を含む包括的な発注書システムを採用することで、全員が契約のそれぞれの部分を履行する責任を負う法的文書を作成できます。
注文の価格、数量、または技術仕様に関して紛争が発生した場合、発注書を参照することができます。これにより、生産的なビジネス関係に支障をきたしたり、法的な問題につながる可能性のある問題を迅速に解決できます。
トラウマの少ない監査
監査を受けることは誰にとっても魅力的なことではありませんが、すべての事業主が念頭に置くべき可能性です。購買ソフトウェアを利用しても監査を免れることは保証されませんが、監査が発生した場合に対処しやすくなります。購買発注番号は、特定の期間に事業が行った取引の証拠として役立ちます。発注書があれば、証拠として山積みの領収書を整理したり、数え切れないほどのメールを印刷したりする必要はもうありません。
予算作成を簡単にする
専用の発注システムを導入すれば、注文に対して支払う金額を常に把握できます。顧客が商品やサービスの発注書を発行すると、価格の期待が合っているかどうかを確認し、注文を承認して法的拘束力を持たせることができます。一方が支払うと予想する金額と、もう一方が受け取ると予想する金額に関する紛争や不愉快な驚きが生じる余地が少なくなります。
ビジネスに特化した購買ソフトウェアを利用すると、他のメリットも得られることに気付くかもしれません。すべてのビジネスに当てはまる最も重要なメリットのいくつかについて説明してきたので、次はさまざまな種類の注文書と、それがビジネスにどのように関係するかを見てみましょう。
重要なポイント
さて、終了する前に、今日取り上げた重要なポイントをまとめてみましょう。
- すべての注文書には、PO 番号と呼ばれる一意の識別子が割り当てられます。
- これは購入者によって作成され、取引全体を通じて販売者と購入者の両方によって参照されます。
- 販売者は、正確な注文に対して適切な顧客に請求していることを確認するために、販売請求書に PO 番号を添付することもあります。
- PO 番号は、注文の追跡をより迅速かつ正確にするのに役立ち、また、潜在的な二重請求や誤った申請に対する保護手段としても機能します。
- PO 番号システムは、手動で生成することも、会計ソフトウェアを使用して自動的に生成することもできます。
- 手動アプローチは、取引量が少ない企業に適しています。ただし、大企業の場合は、Deskera などのオンライン会計ソフトウェアを使用することをお勧めします。
