ビジネス向けプロフェッショナルなメールエチケット: 2024 年にコミュニケーションを改善するための 12 のヒント

オフィスで働いている場合、おそらく毎日 100 ～ 120 通の仕事用メールを受信し、約 40 通のメールを送信します。

たくさんのメッセージですね。

毎日この量のメールを処理するのは大変なことであり、メールに返信するときにメールのエチケットを無視したくなることもあるでしょう。

しかし、電子メールのエチケットは同僚や顧客があなたをどのように認識するかに直接影響するため、その重要性はいくら強調してもし過ぎることはありません。

このガイドでは、電子メールのエチケットがなぜ重要なのか、そしてビジネス メールを送信する際にプロフェッショナルになる 12 のヒントを紹介します。

メールのエチケットとは何ですか?

メール エチケットとは、特にビジネス コミュニケーションにおいて、メールを送信する際に従うべきベスト プラクティスを指します。これらのガイドラインは、メールが明確で、対象読者にとって適切なものとなるようにするのに役立ちます。その結果、メッセージは誤解を招くことなく、意図した目的を達成できます。

メールのエチケットはなぜ重要なのでしょうか?

メールのエチケットを守れば、受信者はメッセージをよりよく理解できます。これは、誤解がエラーやクライアントとの関係悪化につながる可能性があるビジネス環境では特に重要です。

たとえば、「木曜日までに提案のフィードバックが必要」のような明確な件名は、受信者があなたのメールを緊急のものとして優先させるのに役立ちます。同様に、たとえ受信確認だけであっても、メールに迅速に返信することは、あなたが信頼できる人物であり、効果的なコミュニケーションに尽力していることを示します。

以下は、Warby Parker が顧客の注文を確認する良い例です。

画像出典: Warby Parker

メールのエチケットのヒント

それでは、電子メールでのコミュニケーションで実践すべき適切な電子メールエチケットのルールをいくつか見てみましょう。

1. プロフェッショナルなメールアドレスを使用する

ビジネスの世界では、メール アドレスが最初の連絡先となることがよくあります。そのため、メール アドレスは、あなたが表現したいプロフェッショナルなイメージを反映したものである必要があります。役員会議にスーツを着て行くのと同じで、メール アドレスはあなたが真剣にビジネスに取り組んでいることを示します。

さらに、プロフェッショナルなメール アドレスは覚えやすく、会社と関連付けやすくなります。たとえば、あなたの名前が John Doe で、XYZ Corporation で働いている場合は、 johndoe@xyzcorporation.comのようなメール アドレスを使用できます。

このメールはわかりやすいだけでなく、受信者にあなたが誰で、どこから来たのかをすぐに伝え、最初の接触からあなたの会社の能力をアピールします。

以下は Digistore24 からのプロフェッショナルなメールの例です。

対照的に、 johndoe123@gmail.comのようなカジュアルなメール アドレスを使用すると、プロフェッショナルではない印象を与え、受信者がメールを見落としてしまう可能性もあります。

詳細: ランディング ページのメール キャプチャ: 2024 年のベスト プラクティス、例、およびステップ バイ ステップ ガイド

2. わかりやすい件名を書く

もう一つの重要な電子メールエチケットのルールは、件名を明確にすることです。

適切な件名はメッセージの見出しと考えてください。件名は受信者が最初に目にするもので、多くの場合、受信者がメールを開くか無視するかを決定します。実際、クライアントの 47% は件名の内容に基づいてメールを開き、69% は件名に基づいてメールをスパムと見なします。

たとえば、会議の最新情報に関するメールを送信する場合、「 2 月 25 日の会議の議題を更新しました」のような件名は直接的で情報を伝えます。受信者に何を期待するかを伝え、メールを開いてもらう可能性が高くなります。

以下は、生地と手芸用品の店 Jo-Ann からのわかりやすい件名です。

画像提供: ジョアン

一方、「こんにちは」や「重要！ 」な​​どのあいまいな件名は、誤解を招いたり、混乱を招いたりする可能性があります。メールの内容が読者に伝わらないため、見落としてしまう可能性があります。

3. きちんとした挨拶から始める

適切な挨拶は、メール全体の雰囲気を決定します。メールの相手を個人として尊重し、プロ意識を示すとともに、相手を認めます。会議開始時の握手のように、相手と会話を大切に思っていることを示すことができます。

たとえば、知り合いに手紙を書くときは、シンプルに「 Hi [名前] 」と書くと温かみがありながらプロフェッショナルな印象を与えます。ただし、よりフォーマルな状況や初めて会う人に宛てた手紙の場合は、「 Dear [名前] 」または「 Hello [名前] 」を使用する方が適切です。

以下は、Dr. Squatch からの適切な挨拶の良い例です。

画像出典: Dr. Squatch

適切な挨拶を使用すると、メッセージをパーソナライズするために時間をかけたことが示され、専門的な関係の構築と維持に役立ちます。

「こんにちは！ 」のような一般的または過度にカジュアルな挨拶や、挨拶自体を省略することは避けてください。これは非個人的な印象を与える可能性があり、顧客に与えたい印象ではありません。

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4. 簡潔かつ要点を押さえる

時間は貴重なリソースであり、メールを送信するということは、相手の時間をお願いすることになります。簡潔なメール メッセージは、受信者の時間と注意を尊重していることを示します。また、受信者がメールを理解し、それに応じて行動することを保証します。

たとえば、情報を要求する場合は、「第 1 四半期の売上レポートを水曜日までに送っていただけますか? 」と書きます。

これは、不必要な詳細を遠回しに説明するよりもはるかに効果的です。

同様に、情報を提供する場合は、要点だけに絞り、冗長な説明や無関係な詳細は避けてください。たとえば、「チーム会議は、3 月 5 日金曜日の午後 3 時に再スケジュールされました。」

5. 頻繁に送信される返信にはテンプレートを使用する

テンプレートを使用すると、さまざまなメール クライアントに同様の返信を定期的に送信する場合に、一貫したトーンと形式を維持できます。また、外出中に送信できる自動メッセージを作成するのにも役立ちます。

たとえば、予約を確認するメールを頻繁に送信する場合、テンプレートは次のようになります。

[名前]様、

メールをありがとうございます。[担当者/部門] との [日時] の会議を確認しました。

日程を変更する必要がある場合はお知らせください。

よろしくお願いいたします。

[あなたの名前]

この方法では、受信者ごとに特定の詳細を入力するだけで済みます。

同様に、カスタマー サービスに関する問い合わせの場合、テンプレートを使用すると、すべての顧客に同じレベルのサポートを提供できます。

たとえば、顧客からの問い合わせのテンプレートは、次のように始まる場合があります。 「お問い合わせいただきありがとうございます。[問題] に関するご懸念は承知しております。推奨する手順は次のとおりです...」

テンプレートを使用する際の鍵は、受信者ごとにパーソナライズすることです。調査によると、パーソナライズされたメールの取引率は、パーソナライズされていないメールの 6 倍も高いことがわかっています。

Sender、ActiveCampaign、GetResponse などの電子メール マーケティング ツールでは、ブランド アイデンティティや受信者の詳細に基づいてすばやく編集し、パーソナライズできるテンプレートが提供されています。

画像出典: 送信者

6. 適切な書式を使用する

適切なフォーマットを使用すると、電子メールが読みやすく理解しやすくなります。

Times New RomanやArialなどの標準フォントを使用し、フォント サイズを10 ～ 12 ポイント程度に維持できます。

段落は書式設定のもう 1 つの重要な要素です。メールを読みやすくするために、段落は短く、1 つのアイデアに焦点を絞ってください。長く途切れのないテキスト ブロックは読みにくく、受信者が重要な情報を見落とす可能性があります。

同様に、情報を要約したり手順を概説したりするには、箇条書きを使用します。たとえば、会議後にアクション項目をリストする場合、箇条書きを使用すると情報を明確に整理できます。

• 項目 1: 3 月 10 日までにプロジェクト提案を完了します。
• 項目 2: 3 月 15 日にフォローアップ会議をスケジュールします。

7. 専門的な言葉を使う

職場では、コミュニケーションの取り方が仕事ぶりの反映とみなされることがよくあります。そのため、丁寧で​​フォーマルな言葉遣いをすることで、相手に好印象を与えることができます。

受信者が理解できない俗語や、過度にくだけた言い回しは避けてください。たとえば、「こんにちは、できるだけ早く最新情報を教えていただけますか? 」と言う代わりに、「こんにちは [名前]、できるだけ早く最新情報を教えてもらえますか? 」と言う方が、よりプロフェッショナルなアプローチになります。

これはより敬意を表した響きであるだけでなく、より洗練された響きでもあります。

また、文脈に関係なく、丁寧で思いやりのある口調を使用してください。たとえば、「まだ返信がないとは信じられません」と書くのではなく、 「まだ返信がないので心配しています」と書きます。

覚えておいてください。電子メールで使用する言語は、あなたのプロとしての評判を高めたり、損なったりする可能性があります。したがって、受信者に敬意を示し、メッセージをより効果的に伝えるために、専門的な言語を使用してください。

8. 執着に気を付ける

留意すべきもう 1 つの電子メール エチケット ルールは、ファイルの添付です。

大きなファイルを添付すると、特に帯域幅が限られている場合やモバイル デバイスでメールをチェックしている場合、受信者がファイルをダウンロードするのが難しくなる可能性があります。

この場合、Google Drive や Dropbox などのファイル共有サービスを使用して、大きなファイルを直接メールに添付するのではなく、ダウンロード リンクを提供します。こうすることで、受信者は都合の良いときにファイルを閲覧できるようになります。

それに加えて、メール本文に添付ファイルについて必ず記載してください。「確認のため、[ドキュメント名] を添付してください」のような簡単な一文で、受信者がメールを読むときに添付ファイルを見逃すことがなくなります。

9. CCとBCCでプライバシーを尊重する

カーボン コピー (CC) とブラインド カーボン コピー (BCC) は、専門的なコミュニケーションにおける機密性を維持します。

誰かを CC に入れるということは、その人を会話に含めることを意味しますが、その人は主な受信者ではありません。したがって、すべての受信者に、他に誰がメールを受信して​​いるかを知らせたい場合に CC を使用します。たとえば、プロジェクトのステータスに関する最新情報をチーム メンバーに送信するメールに、そのチーム メンバーを CC に入れることができます。

一方、BCC では、電子メール アドレスが非公開になります。電子メールの受信者を BCC にすると、受信者は他に誰が電子メールを受信したかを知ることができません。

これは、会社全体へのお知らせなど、受信者が互いのメール アドレスを知る必要のない大規模なグループにメールを送信する場合に特に重要です。

10. 適切な締めくくりで終わる

メールを適切な結びの言葉で終わらせることは、良い書き出しと同じくらい重要です。これにより、受信者はあなたとあなたのメッセージに対して良い印象を抱くことになります。

たとえば、ビジネスメールを送信する場合は、「 Best Regards 」または「 Sincerely 」に続けて自分の名前を記すのが常に安全です。

より親しい関係の場合や、メールがあまりフォーマルでない場合は、「 Warm Regards 」または「 Best Wishes」を使用できます。これらはフレンドリーでありながら、プロフェッショナルなトーンを維持します。

関連する場合は、終了する前に次のステップに関するリマインダーも忘れずに含めてください。たとえば、「ご返信をお待ちしております」や「他にご提供できるものがあればお知らせください」は、フォローアップ メールを促す効果的な方法です。

11. 説明的なメール署名を使用する

プロフェッショナルな署名は、送信するすべてのメールに添付されるデジタル名刺です。これにより、受信者はあなたのプロフェッショナルな能力を簡単に理解し、必要に応じて連絡を取ることができます。

署名には、氏名、役職、勤務先、連絡先情報を記載する必要があります。

良い例を挙げましょう。

ジョン・ドゥ

XYZコーポレーション シニアマーケティングマネージャー

電話: 123-456-7890

メールアドレス: johndoe@xyzcorporation.com

場合によっては、会社の Web サイト、専門的なソーシャル メディア プロフィール (LinkedIn など)、または会社で必要な免責事項などの追加情報を含めることもできます。

12. 送信前に校正する

メールの校正は、メッセージに誤りがなく、正しい印象を与えるかどうかを確認するための最終チェックです。スペルミスやその他の文法上の誤りがあるメールは、プロ意識に悪影響を及ぼします。

「金曜日までに商品を発送します」というメールを送信することを想像してください。

「Friday」のスペルミスは小さなミスですが、受信者の注意をそらし、信頼性を損なう可能性があります。

同様に、「there」の代わりに「their」など間違った語形を使用すると、読者が何を言いたいのか混乱する可能性があります。

したがって、時間をかけてメールを注意深く読み、間違いや不自然な言い回しがないか確認してください。

また、メールに記載されている文書が添付されているかどうかも再度確認してください。添付ファイルについて言及したメールを送信した後で、添付を忘れていたことに気づくほど最悪なことはありません。

ビジネスメールにおけるメールエチケットの例

ここでは、上記のヒントに従ったビジネス メールの例を 3 つ紹介します。

例1: 情報要求

件名:プロジェクトタイムラインの更新リクエスト

トンプソン様

お元気でお過ごしのことと思います。XYZ プロジェクトのタイムラインの更新をお願いするメールです。前回の話し合いで、当初のスケジュールにいくつか調整がありました。そのため、修正されたタイムラインにより、私たちの取り組みをより効率的に調整し、プロジェクトのマイルストーンを達成できるようになります。

水曜日の終業までに、最新のプロジェクト タイムラインを送っていただけますか。これにより、金曜日に予定されているクライアントとの会議に十分な準備ができるようになります。

この件にご注目いただきありがとうございます。迅速なご返答に感謝いたします。

よろしくお願いします、

ジョン・ドゥ

プロジェクトマネージャー

ABC社

電話: 123-456-7890

メールアドレス: johndoe@abccompany.com

例2: 会議の確認

件名: 4月5日の会議の確認

こんにちは、ジョンソンさん。

新しいマーケティング戦略に関する会議を 4 月 5 日午前 10 時に開催することをお知らせします。会議はダウンタウンのオフィスの会議室 B で開催します。

この時間と場所がご都合よろしければお知らせください。

会議の議題を添付いたします。事前にご確認いただき、さらに話し合いたいトピックがあればお知らせください。

ご都合に変更がある場合は、できるだけ早くお知らせください。

敬具、

ジョン・ドゥ

マーケティングディレクター

XYZ株式会社

電話: 123-456-7890

メールアドレス: johndoe@xyzcorporation.com

例3: ビジネス会議後のフォローアップ

件名:グローバルビジネスカンファレンスでの素晴らしいつながり

リー様

先週のグローバル ビジネス カンファレンスでお会いできて光栄でした。業界の新たなトレンドについて話し合うことができて楽しかったですし、あなたの意見は特に貴重だと感じました。

話し合いのとおり、会話の中でお話しした市場分析レポートを添付します。今後のプロジェクトに役立つと思います。また、両社間の潜在的なコラボレーションの機会についても引き続き話し合いたいと考えています。

レポートに関してご質問がある場合、またはコラボレーションの機会を検討するために会議を設定したい場合は、お気軽にお問い合わせください。

改めてお時間をいただきありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。

幸運をお祈りしています、

ジョン・ドゥ

シニアアナリスト

LMNエンタープライズ

電話: 123-456-7890

メールアドレス: johndoe@lmnenterprises.com

結論

効果的なコミュニケーションには、メールのエチケットが欠かせません。上記のヒントを参考にすれば、受信者に適切なメッセージを伝える明確でプロフェッショナルなメールを送信できるようになります。

送信するすべてのメールがあなたのプロフェッショナルなイメージを反映することを忘れないでください。したがって、これらの原則を一貫して適用して、コミュニケーション スキルを向上させ、プロフェッショナルな関係における信頼性を構築してください。

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